字級:
小字級
中字級
大字級

成功案例

證券業【印量控管挑戰】

該公司成立於1997年,為台灣第二十二家設立的資產管理公司。成立的宗旨為站在投資人的立場,提供專業的創新理財工具及長期穩健的投資方法,尋找全球最佳投資機會,以一流人才協助投資人實踐理財目標。目前以證券投資信託、證券投資顧問、期貨信託等為其主要業務。在股東、投資人的支持和全體同仁的努力下,於2011年更躍居為國內資產管理規模最大的投信公司,成立至今,全省則有台北、桃園、台中、台南、高雄五處經營據點,多達320名員工,資產規模年複合成長率更超過15 %。

 

MagicShow印量輸出全面掌握,開創內部管理新價值

 

管理挑戰:

該公司很早便開始投入印量管理系統,對印量管理的概念並不陌生,在早期導入系統前,他們相當期待透過印量管理系統的運作,讓他們同仁工作的更有效率,明確掌握公司印量,以達成在財務方面的成本管控目的。可是當他們發現導入的資訊科技不僅不能符合他們原先對印量管理優化的期待,卻造成他們IT和總務沉重負擔時,他們毅然的下定決心,思考汰換原本系統和列印設備的可能。

如何藉由資訊科技,進行公司內部的流程整合,來提升同仁作業效率和客戶滿意,一直是公司樂於追求的策略目標, 幾年前,舊有系統不敷使用的主要考量是:

舊有印量系統穩定性不足,印量計張錯誤率高

資訊部 經理表示,過去公司採用的印量計費系統,架構上並不完整,系統時常當機,不穩定,印量計張錯誤率偏高。再加上原本服務廠商轉手經營,只剩下客服人員可以維護,對系統上的Bug完全無法處理,使得總務單位跟資訊單位每天耗費相當多的時間處理系統的問題。

部分列印設備未納入控管,真實印量難評估

公司舊系統無法控管到所有列印設備,最大的問題是不能讓管理者,正確獲知每個月實際印量。特別像他們的業務單位又以彩色輸出居多,所使用的彩色印表機,根本不能被舊系統所管理,每個月在統計印量時,就很容易遺漏這些設備的印量,連帶也無法反映出公司真實的印量成本。

印量統計作法籠統,無法有效達成公司印量稽核需求

總務部 專員指出:「在印量費用上計算,我們會透過內部各部門使用量來進行拆帳,所以若印量系統不能計算到個別使用者的列印行為,對我們就會造成困擾。以前搭配舊系統的做法是,盡量將各台列印設備依照部門所在位置配置,而這些設備產生的印量費用則分別歸帳到所屬的單位中,例如:靠近交易室的事務機則就將這台的印量,全部掛在交易室此單位上。但這樣的方式,並不夠公平、透明,一定會有不同的部門使用者來交錯使用這些設備,這樣,就無法準確衡量該部門所要攤提的印量成本。」

專員搖著頭接著說:「所以當印量一旦出現了異常,我們在做印量稽核時,就會變得很麻煩,被稽核的單位主管甚至會要求我們提供機器所有使用人的印量紀錄,去證明那些印量確實均為他們單位同仁所為。此時,我們實在無法提出一個明確的方法去驗證,造成印量稽核遲遲無法落實。最後,也只能柔性勸導同仁盡量別使用其他單位設備列印,來避免不必要的麻煩。」

印量帳單沖帳過程繁複,採購負擔大

:在以前,總公司的總務單位,每個月要核銷全省分公司的印量帳款時,相當麻煩,原因是出在於列印設備的廠商在印量收費上只負責台北跟高雄兩地,桃園、台中、台南則是廠商委外給另外一家進行維護,因此在印量費用上,也是由另一家廠商自行報帳核銷。每個月總務單位光在處理各地印量的發票帳務就有好幾筆需要核銷,製作報表和對帳行政流程也相對麻煩、費時。

 

解決方案:

因應以上的問題,資訊部 經理提到,當初他們評估新廠商必要條件包含:一、具備IT整合能力。二、豐富的導入經驗。三、全省的服務能力。評估多家廠商後,發現互盛公司在市場上已累積了很好的口碑,加上全省超過五十家服務據點。是可以放心合作的夥伴!

公司在全省有5個據點,員工人數多達360人的情況下,總公司要正確統計全省印量又要兼顧即時性,是相當具有挑戰的事,因此,整體印量管理解決方案在設計時,就須朝著印量數據傳遞自動化、紀錄完整性、資訊透明度等方面來思考,才能讓他們獲得良好的改善。

►穩定性高、計張正確的印量管理系統

在導入MagicShow印量管理系統前,互盛公司已將系統所需搭配的硬體需求明確與資訊部門溝通,使其能在符合的硬體規格上,於台北、桃園、台中、台南、高雄,五個點分別安裝一套MagicShow印量管理系統,由台北系統當作主伺服器,定期彙整各點資料。此一方式,相對提升了系統的穩定性,不會因使用人數、各區域網路連線、硬體負載等問題,影響系統運作。而印量計張的部分,系統程式則有針對本次搭配導入的RICOH事務機PCL6驅動程式產生的列印檔案做正確性剖析。因此,系統可以準確算到設備列印張數、彩色列印、黑白列印等內容,降低總務和資訊人員在維護設備的時間。

►提供印量輸出設備統一控管機制:

這次所採用的MagicShow印量管理系統可以針對公司內部所有列印輸出設備進行管控,不論是彩色雷射印表機、大型複合機等設備,只要在系統的Server上有安裝各台設備的驅動程式(Printer Driver),讓系統可以偵測到,即可進行設備輸出管控。管理者也可以很方便的從系統網頁查詢各設備列印狀況,了解公司實際的印量。

►使用者印量紀錄,強化印量稽核執行力:

Magic Show還有一項特色是在於可以記錄到使用者的列印行為,改善原本系統在印量統計不準確的狀況,只要員工下達列印後,系統Server上就會記錄著員工列印時間、張數等資料。此一作法讓公司的總務部門在查核公司印量異常狀況時,提供了一個有利的數據,可以清楚與使用單位主管或員工進行溝通。資訊部 經理表示,公司內部不會去限制各部門或員工的印量,只要在業務需求上有需要,還是讓他們印,但公司每個月在統計印量時,還是會去了解當月各單位印量,是否有超過太多的情況,若真的有超過。就有依據可以了解超過的原因在什麼地方,針對異常情形進行管理,例如:或許是當月有募基金、辦活動等。文件印製也反映在負責單位的同仁帳號上,那我們就可以運用系統報表提供正確的資訊給上級單位,不會造成上級或同仁對印量數據的混淆。

►印量數據自動上傳,有效掌握全省印量:

許多大型企業在管理全省各分點印量報表和作帳時,因各分點的作業不一,往往會耽誤總部作帳與稽核的時間,因此,MagicShow提供給某證券公司一個很方便印量彙總的方式,就是讓各分點的印量數據可以自動上傳到台北總部系統,方便總公司查詢各據點印量,做好內部管理。這次架構中,則是以台北總部MagicShow印量系統為主伺服器,在各分點的系統加掛了一個報表上傳的程式,當各據點的印量管理系統每日完成統計後,透過報表上傳程式,在每天凌晨,將每日的印量數據上傳送到台北總公司主機中,因此,總公司就可以有效掌握各地的列印狀況,幫公司的印量做好把關。

►單一印量計費廠商,有效簡化採購沖帳流程:

將全省各據點的印量計費統一交給互盛公司的好處是,簡化了總務帳務處理的流程與時間,每個月收到同一家廠商開立發票、並針對系統印量報表對帳後,既可以將帳務核銷,沖帳模式單純且固定。總務部提到,「以前他們就印量的費用,每月就收到不同廠商開立的五六張發票,還要跟不同據點的分公司對帳才能做核銷的動作,現在只需要調出系統報表就有全省的印量數據,與互盛公司核對後,兩張發票就可以處理完畢,讓我們作業更加簡便。」

就公司採購策略而言,面對單一印量廠商,有另外的好處是可以將全省的印量張數提給互盛公司,因為總印量大,故就有爭取價格優惠的空間,也是一項額外的收穫。

 

具體成效:

►降低總務和資訊人員維護系統時間。

►改善列印資訊透明度,提升印量稽核執行力。

►輸出印量全面掌握,改善公司列印浪費。

►印量帳務處理發票由原本5張縮減為2張,降低行政處理時間。

 

►獲得印量計費採購優勢,有效降低印量成本。

立即諮詢

請留下您的聯絡資訊,我們將由專人與您聯繫

輸入驗證碼
TOP