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成功案例

製造業【資安挑戰】

此科技製造業客戶成立於1974年,資本額1000億,員工數約129萬人,為全球3C(電腦、通訊、消費性電子)代工領域規模最大、成長最快、評價最高的國際集團。

 

管理挑戰:
降低設備成本已達瓶頸,無法尋求新突破

現今各產業皆強調成本下降,此集團也朝著此目標實踐,但以目前設備來說,已達到成本降低的臨界點,但其實有許多隱形成本是無法透過實體設備成本降低而改善的,例如:各事業體分別採購事務機及耗材,導致設備種類過多,各種類的耗材囤積佔辦公室空間,且不同的設備供應商,自行報修耗費時間且不具保障,機器未擺放於適當位置,造成使用阻塞或使用量過少。

傳統IT資安做法無法防範文件紙本資安疑慮 

集團內部IT在資安方面皆著重於防毒、駭客,且集團因代工須配合上游廠商做文件資安控管,以防止機密外洩,僅限於該部門做輸出文件管控,並未落實到集團整體。事務機輸出未控管,事務機旁經常出現機敏文件,若有心人士利用此漏洞將機密文件攜出,將有損企業形象且造成無法預估的損失。

 

解決方案: 
辦公室環境設備現況調研 

為達成隱形成本下降目標與增加使用者工作效率為目的,震旦針對集團辦公室環境設備現況進行調研,例如辦公設備的配置與用量、並對使用者進行訪談更進一步了解使用需求,提出優化建議,將新型事務機取代老舊小型輸出設備方案,可減少機器運轉耗電量與辦公室空間,後續由震旦統一窗口服務,減少耗材管理及報修時間。

文件資訊安全控管
單機設備控管

針對不同使用者開啟或關閉影印、列印、傳真、掃描功能及彩色權限,使用者透過觸控螢幕輸入帳號密碼即可啟用事務機,中央伺服器可各別連線至設備收集使用張數, 並匯出設備別張數統計報表。 

部門別設備管控 

設備依用量及功能需求配置於不同樓層及部門,以達成最適的人機比,降低總體成本。透過刷卡或觸控螢幕確認部門及個人身份才能啟用事務機,系統管理者可依部門/個人開啟或關閉事務機功能,設定張數限制,進行部門別費用管控。

更可彙總不同設備,即時或定期產出部門及個人使用明細報表,報表格式可自訂,以符合管理或費用核銷所需。

部門別文件資安管控

針對高機密文件類別之部門, 事務機的影印、列印、傳真及掃描工作內容進行影像備份,可以關鍵字查詢及調閱影像備份內容,及設定關鍵字自動檢視、偵測發出警示通知。當事務機自動偵測設備使用時間或張數異常, 將主動發出警示通知該部門,提高文件安全保障。

企業文件資安及列印管控

針對列印工作需要被嚴格審核管控之部門, 事務機的影印、列印、傳真及掃描工作內容進行影像備份及監控,列印工作以四個等級管理,可自行定義列印審核流程,及列印時強制加入浮水印,追蹤文件來源及責任歸屬依據,提升企業資訊安全。

具體成效:

►總體文件輸出費用下降15%

►文件資安程度提升至100%

►輸出設備使用率提升50%

►事務機碳排放量下降5%

 

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