字級:
小字級
中字級
大字級

成功案例

法律事務所【文件管理挑戰】

此法律事務所致力於海內外公司投資、商標及專利註冊申請、智慧財產權之保護、各類契約之規劃、擬訂與談判,民商、海事、刑事及行政爭訟案件等,秉持著誠信的經營理念,提供專業的法律諮詢及服務。

 

管理挑戰
客戶資料夾眾多,檔案名稱相近,搜尋不易

法律事務所承接案件後,將文件電子檔以案件類型分門別類,並使用電腦資料夾做管理,日積月累形成了大量的資料夾,且書狀檔案命名方式相似,容易混淆,當每日追蹤案件時,需在眾多文件夾內找出特定客戶資訊,搜尋相當費時。

各種PDF書狀、表格及合約編修困難

確定承接案件後,客戶會將書狀、表格紙本文件或掃描為PDF檔案提供給法律事務所,行政人員需取用書狀內容來製作合約及相關文件,但因PDF檔案無法更動,事務所需要按照書狀內容重新做人工繕打,案件工作天數因此被拉長,接案數量無法成長。

不同類型檔案需匯整,費時費力

一個案件須完成,過程中往往會陸續增加各種文件,並會整理成案件紀錄及合約附件提供給律師及客戶,但因文件類型眾多,包含了照片、word或excel,若要整併文件,須將所有文件列印出來後,再重新編排順序,掃描成PDF檔,若是有順序或者內容須做修改,所有動作必須再重新做一次,步驟繁瑣並且浪費紙張。

 

解決方案
資料夾標註色彩作為區分,內文關鍵字做進階搜尋

使用PaperPort管理介面,將洽談中、目前進行中、已結案的客戶做資料夾顏色分類,並且將較緊急的案件使用明顯顏色標註,可迅速找到資料夾,當不確定文件名稱的狀況下,也可依內文關鍵字去做搜尋,大幅縮短了找尋檔案的時間。

PDF轉換為Office及電子表單

將所有的書狀紙本文件經由自動送稿機掃描至電腦中,再使用PaperPort轉檔功能,以拖曳的方式一鍵就可轉成word檔,即可取用文字進而編輯檔案,無須逐字繕打;申請書類的表格文件同樣經由掃描後,使用PaperPort電子表單功能,讓PDF成為能夠直接key字的電子表單,案件工時縮短了,能夠接的案件數量也成長了。

不同Office檔案、圖片檔案快速整併為PDF檔案

即便須整併的文件包含了PDF檔、word檔、數據excel檔及照片檔,一樣以拖曳的方式做檔案堆疊,即可完成檔案整併的動作,不必將所有文件列印出來再重新掃描,避免了紙張的浪費,也節省公司每個月列印費用。

立即諮詢

請留下您的聯絡資訊,我們將由專人與您聯繫

輸入驗證碼
TOP