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成功案例

學術業【文件管理挑戰】

護理專科學校小檔案

創校時間:始創於民國1952/6/1。

師生總數:約2000人。

* 截至2014/10/9止之官網資料*

 

 

管理挑戰:
會議檔案(公文、表單)無法編輯,十分不便

由於職務關係,孫老師參與全國的例行性研討會議,會議所決議項目及訊息,都需佈達至全校師生。這些檔案皆為Pdf檔案,若想要修改檔案內容或添加項目,必須將檔案格式與文字重新編輯,相當耗時。

假單繁多,不易管理

孫老師還提到,生輔組所經手的學生請假單,為了節省紙張擺放空間,已將假單掃描為電子檔供備查,但在眾多檔案中,難以直接且快速的搜尋特定檔案。

學校內印章眾多,更改不易

各處室用印手續繁雜,以往變更印章文字內容或印章遺失,皆須重新刻印。

解決方案:
Pdf轉成Office檔案,快速又方便

「以往時常花許多時間打這些公文及表格,有了Paperport後,不到一分鐘Pdf轉成Word,只需要校稿,少了許多打字的時間,十分方便且更有效率!」孫老師興奮的說,對於需處理各式各樣文件的孫老師來說,透過Paperport的OCR文字轉換,Paperport便將格式傳送至Word,不僅大幅降低工作時間、提升工作效率,也加快資料傳遞速度。

All-in-One搜尋,輕鬆找到檔案

孫老師不必在茫茫檔海中尋找假單,只要使用All-in-one直接輸入文字後,Paperport透過OCR立即搜尋,就會傳回符合搜尋準則的檔案,加快尋找檔案的步驟及時間。此外,我們還與孫老師交流如何更進一步的文件管理,如使用資料夾色彩,將資料夾圖示色彩變更為方便組織項目的色彩;書籤功能將經常使用的資料夾加入捷徑,找檔案輕鬆又快速!

電子圖章省去刻章費用

使用電子圖章後,只要在Paperport內編輯自己想要的圖章,不僅省去了刻章的費用,公文往返的速度也可加快,提高工作效率。

 

 

具體成效:

►Pdf轉成Office檔案,快速又方便

►All-in-One搜尋,輕鬆找到檔案

 

►電子圖章製作簡易,提高工作效率

 

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