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成功案例

營造業【印量控管挑戰】

該公司為台灣知名的上市建設公司,主要經營大型 建設開發與建案銷售服務。自民國八十年成立以來,陸續在大台北地區推出眾多建案。其中完工的建案銷售率更多達90%以上。足證明公司具備了區域性開發之深耕能力,更奠定永續經營的發展基礎。隨著公司經營模式不斷擴增,也於89年上市,目前實收資本額已達新台幣28億。公司始終以「以誠立足,以實展業」為其經營理念,「誠信」不但是員工共同信守的堅持,更以精確、快捷、有效執行的行動網領,成就效率的達成。創造了同仁專業服務與建案品質精良的社會形象。

 

管理挑戰:

►文件列印數量龐大,存在過多列印浪費問題

以建設開發與銷售為主的某建設公司,平日在內勤人員的紙張使用量就非常大,一旦印錯重印,往往就會造成紙本印  量的增加,產生的浪費相當可觀。該公司 資訊襄理表示,採用一般列印輸出設備時,當員工下錯一個列印,根本沒有時間可以按取消暫停,直接就把文件列印出去,對此,該公司更有必要協助員工做好印量控管,減少資源浪費。

►缺乏印量管理與稽核機制

未導入任何印量管控措施前,該公司面對不同業務需求的使用者,總是無法了解使用者印量的合理性,而這最大的問題是這些數量龐大的印量是來自於那些部門、員工所下的列印?公司主要列印需求部門? 若所有資訊皆無法有效取得,那麼系統人員就無法進行資料的分析,無法分析就沒有辦法將問題找出來,也就無法提出相對應的解決方案;也唯有將資料分析確認後,才可以進行後續的管理,避免不必要的浪費,也能對環境多一分的保護。況且,該公司內部尚未有一套可以對印量稽核與管理的辦法時,也會產生更多像前述提到的列印浪費問題。即是公司內部管理上所出現的隱憂。

►機密性文件曝露於事務機紙盤,存在外洩、盜印風險

另外,公司事務機的列印輸出未受到控管,還有一項問題就是員工時常下達列印後,因忙碌或會議造成忘記取件的現象,而所輸出的文件則會被閒置於輸出的紙盤,這些文件,若是有涉及個人資料、建案資料、客戶資料等機密性,就容易產生文件資料被他人窺視或盜印外洩的風險,對公司也是一項重大的損失。

解決方案:

面對這些問題,該公司在評估階段即選擇與服務多年的事務機廠商 震旦集團進行配合,主要考量是原本震旦集團在事務機服務上所建立的口碑外,另也因震旦集團擁有IT整合的解決方案團隊,可以協助他們建立一套符合公司內部政策、流程的印量管理機制。       

震旦集團 解決方案部門 經理表示,企業面對印量管理問題時,常會急就章,採購套裝的印量管理系統,還未審慎思考過公司內部的列印政策、資安政策,甚至行政流程等內容,我們是希望能協助客戶,在導入前,勾勒出印量管理結合內部流程應用的全貌,經由多次討論與整合,和客戶一同擬定出符合他們經營需要的印量管理機制,讓IT導入的價值最大化。

以下則為本次協助某建設公司的Magic Show印量管理客製化解決方案內容應用:

 

一、MagicShowServer提供完整使用者列印行為紀錄

要有效管理公司內部列印行為,很重要的一點是能將這些使用者在事務機設備列印輸出的狀況皆能完整記錄下來,才能將這些列印紀錄做管理上的應用,因此震旦集團在此該公司內部架設一套MagicShow印量管理系統,透過MagicShow Server,與各台事務機設備進行資料溝通。員工在下達列印後,會在系統上,產生一個紀錄檔,記錄著使用者的ID、列印時間、列印張數等資料。可供系統管理者查詢使用。某建設公司 資訊襄理表示,MagicShow的列印行為紀錄,提供給他們一個很完整的列印行為紀錄的資料庫,隨時可以查閱公司內的印量與員工列印的文件。甚至將各月份的印量狀況匯出成Excel報表簡化行政人員的作業,確實對我們有所幫助。

二、整合印量報表外掛程式,貼近公司使用需求

對該公司襄理而言,MagicShow幫助他實現印量透明化的第一步,並建構了列印行為紀錄的基礎架構。他認為還可結合內部對印量報表的使用需求,做更深入的應用。他表示,每家企業都有他們自己的流程,自己是使用者,最清楚不過。有了MagicShow已經可以讓我們將使用者行為紀錄下來,後續應用還是必須靠公司自己來設計規劃,才能讓報表統計功能真正與公司內部流程做結合。MIS團隊於確立皇翔建設本身對印量報表統計需求後,在MagicShow系統外,外掛一支報表統計程式,定期從MagicShow Server擷取資料,匯出成公司所需報表格式(包含單月印量、前三個月印量、每個月平均印量、彩色印量、黑白印量等統計欄位),直接與內部流程整合,大幅降低人員報表製作時間,讓MagicShow系統的導入價值最大化。

三、過卡列印,改善文件輸出流程

該公司此次導入的是MagicShow專業版,最大不同在於文件取件流程做了改變,員工在下達列印後,必須要到事務機旁,過卡確認身份,才能將列印的文件輸出。其好處有二,第一,可避面員工將不必要或印錯的文件直接列印出來,造成紙張列印過度浪費狀況。第二,則是減少員工機密性文件因直接列印出來,所產生容易被他人窺視、盜印的風險。

 

四、列印額度控管,建立明確列印稽核制度

震旦集團 解決方案部門 經理指出,一般公司導入MagicShow系統後,通常是按月查看各部門印量狀況,做印量事後控制。但往往成效會有所限制,主要原因在於其列印政策與稽核不明確。公司若未有事前對列印政策明確規劃,就容易影響印量控制的成效,導致印量平均僅減少5-10%,讓公司系統導入成效低落。更積極的作為是做好完善的事前預防,在員工列印額度上做控管,並搭配印量稽核制度,將會相得益彰。故本次在該公司導入過程中,MagicShow可讓他們管理者直接在系統中設定每位同仁的印量配額,當配額使用完後,可向透過申請,並在獲得核准下,由管理者到系統上進行印量張數的加值,這樣的機制,讓皇翔建設得以建立明確的印量管理政策與流程。若同仁有遇到專案進行時,需要列印大量文件,也會配置專案卡讓同仁使用。這樣的作法,讓同仁在列印輸出時,保持了彈性並有所節制,使公司資源能夠正確的配置。

這些主動式的印量管理措施,是該公司做好內部控制成功的關鍵,因公司同仁互相信任,積極減少浪費,無非是公司導入系統最大的成就。未來,該公司將持續整合企業資安議題到印量管理中,提升公司內外競爭力。

 

 具體成效:

►改善公司列印浪費。

►設定員工列印配額與稽核制度,有效管理印量成本。

►印量報表統計派送,改善工作生產力。

►改善文件取件流程,提升工作效率。

►身分驗證取件,提升文件安全層級。

 

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