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成功案例

壽險業【印量控管挑戰】

該公司成立於1993年,目前公司人數已逾16000人,更是國內第二大上市金控公司的子公司,擁有集團豐沛的金融資源,在2009年與其他人壽公司合併後,其總保費及初年度保費收入市占率更雙雙躍居市場第二,並持續秉持誠信、親切、專業、創新的經營理念,致力提供給客戶全方位理財的金融服務。

MagicShow發揮優異儲值扣點功能,讓文件輸出管理更省力!
管理挑戰:

該公司-通訊處早期屬於其他人壽公司下的業務單位,於2009年與其他人壽公司合併時,正逢國內民眾壽險觀念成熟,壽險市場開始大幅度的正向成長,促使他們也持續增聘營業同仁來服務廣大的客群,目前則已躍居總公司旗下擁有最多營業同仁的通訊處。在如此大的營業規模下,通訊處的內部管理也相對變的複雜,特別同仁常用到的影、列印設備和整體文件輸出流程,就存在許多急待改善的地方。

透過本次的專訪,歸納出他們在未導入MagicShow印量管理系統前,公司所面臨的挑戰:

影、列印需求成長快速,舊有設備無法滿足

擁有200多位營業同仁的通訊處,身付著公司最大營業處的使命,全員一心的向外拓展業務,使得近幾年的業務量獲得快速成長,連帶單位內同仁的影印、列印需求更是急遽增加,單憑原本所配置的事務機實在是無法滿足多數同仁的需要,也容易造成同仁延遲提供顧客文件的時間。通訊處 專員回憶起以前提到:「我們單位曾經在業務繁忙時期,還發生過,同一時間要影印、列印文件的同仁實在是太多,在事務機排隊等候的人數就有從這樓層排到下一樓的現象。況且壽險業在許多案件的推動上,所需要提供給顧客的建議書、相關證明文件時常有繳交時間的限制,一旦同仁在文件輸出過程有所延宕,延遲報件,很有可能錯失成交機會,對公司影響甚鉅。」專員接著說:「壽險業務在跟顧客互動的過程,講求是提供專業、快速而高品質的貼心服務,因此決不能讓文件輸出拖垮同仁的服務品質,有必要將此後防穩固起來,同仁才能安心去推動,讓顧客感受到富邦的用心。」正因專員看到此問題的嚴重性,認為有必要對公司列印設備的數量重新評估,向上級呈報後,委請外部廠商重新進行規劃。

舊有印量系統分開管控,管理維護不易

通訊處正如同多數的壽險業務單位一樣,即是單位的同仁在文件輸出方面,採用了「使用者付費」的機制運作。意謂著同仁「用多少,就付多少」的概念,以去合理節制業務單位龐大的文件輸出量。也因種制度的推行,通訊處很早就引進了影列印儲值系統,讓同仁可以跟公司購買儲值卡進行文件輸出。但早期所使用的不同廠牌事務機,卻只能各自搭配廠商所提供的印量系統和儲值卡片使用,也就造成在單位內有兩套印量系統、兩種儲值卡並行的現象。對內部的管理者或員工來說,均存許多不便之處。

帶來的問題包括:

1.管理者或使用者無法有效查詢儲值卡剩餘額度。

2.影印儲值卡必須分開購買和使用。

3.管理者面對不同印量儲值系統必須分開管理維護。

4.列印張數未受到系統控管,人工計張統計不易。

 

解決方案:

►影列印設備一次到位,讓業務拓展更犀利

震旦集團服務團隊觀察,此通訊處的文件輸出作業,正面臨使用人數和設備配置數量不均衡的狀況,認為有必要增加事務機的臺數才能分擔這些大量的文件輸出需求。因此在服務團隊進行本案前,立即根據通訊處各樓層人數、影列印需求和過去印量等數據進行分析,重新規劃各樓層設備的數量。例如:主管辦公室搭配一台小型的EPSON雷射印表機、用量最大樓層則以兩台Sharp高速事務機為主,來滿足不同人員對文件輸出上的要求。導入不到四個月期間,即有同仁反映,所增加的設備大幅改善過去排隊等候列印的狀況,讓他們可以更快速將行銷資料交到客戶手中,不用再擔心文件輸出時間有所延宕。

►MagicShow建立統一影列印控管機制

「過去通訊處為了達成影印、列印控管的目的,只能依賴兩套印量系統運作,甚至在列印輸出紀錄,還未能受到系統管控,使用起來實在不便!」專員感嘆著,並表示這些系統的管理者,在公司的主要身份仍是業務人員,每天有相當大量的客戶案件待處理,對他們來說,實在沒有多餘時間去維護兩套系統,即便只是幫同仁進行點數加值也是會影響到原本業務的推動。為此,震旦集團多次與張專員進行訪談,深入了解他們在印量儲值扣點上的需求,定義出系統所需具備的操作特性,即是要符合「統一管理、簡單易用」的精神。因此建議導入震旦集團在市場上推行多年,備受好評的MagicShow印量管理系統,絕對可以符合他們的期待。首先,系統可以有效控管公司所有的事務機設備,包含大型多功能事務機、不同廠牌的雷射印表機等,更能精確記錄到使用者在各設備影、列印張數,有效解決過去列印張數控管不到的問題。

►完善影列印儲值扣點功能,使用者付費推動更便利

另外,系統具備了相當優異的儲值扣點功能,可以解決不同系統分開儲值和多種儲值卡片使用的困擾,當同仁有影列印需求時,只需要在第一次,請管理者在系統建立新帳號,予以儲值,往後同仁就可以拿著感應卡片在不同事務機設備上進行文件輸出,儲值點數用完後,在向管理者購買儲值點數即可。加值時,即使忘記攜帶卡片,還是可以直接從系統中加值,讓儲值過程變得更便利。導入後,專員談到:「Magic Show的影列印系統儲值扣點功能表現突出,讓同仁可以自行管理影、列印的狀況,系統自動扣點計費,並且無論是管理者或使用者都可以在系統上查詢卡片剩餘額度,提高列印資訊透明度。無形間增加了同仁對公司的信賴感,讓我們的向心力更加凝聚,帶給顧客更精緻的服務。」

 

 

具體成效:

訪談最後,專員特別指出,他並非公司的資訊人員,也要負責扛業績,推業務,當要整合印量管理系統前,也會擔心新的系統是否能比原先的機制更好用,更適合他們單位。但令人高興的是MaigcShow印量管理系統在她們單位使用至今已超過三年,展現優異的系統穩定性、及其所占的系統資源很小,讓他們在業務行政管理面上再無後顧之憂,可以把投入較多心思在壽險業務的推動上,對公司產生很大的助益,未來,他更希望透過震旦集團同仁的協助,加強公司在文件安全方面的管理措施,提供他們同仁更完善的辦公環境,同時善盡對顧客資料保護的責任。

 

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