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成功案例

生命禮儀服務業【印量控管挑戰】

成立於1992年,積極致力於禮儀服務與設施革新研發,從中努力求突破與創新,維持應有的服務品質與滿足不同族群的消費群眾,提供社會大眾最優質的殯葬環境與服務,更期望領先與創造消費趨勢。

 管理挑戰:

 部門分帳作業仰靠人工蒐集使用張數

該企業事務機管控方案實施已行之有年,同仁以部門代號登入事務機,目前僅仰靠管理單位人工蒐集各機器使用張數加總後,送交財務部依照各部門的費用分別列帳,管理作業相當繁複且不即時。

重視綠色環保,電器用品需有節能環保標章

該企業為上市上櫃公司,遵從企業社會責任原則,取之社會回饋社會,重視環境的保護,希望能從辦公室開始做起,對於使用的電器設備,都必須有環保認證標章,使企業發展與自然環境和諧共存。

傳統印刷無法符合實際需求印製,且易造成浪費

以往內部同仁在套印發票、權狀及憑證時,先將底稿樣式提供外部廠商印製後,再透過事務機進行格式套印;另外,禮儀採購部需提供契約客戶周邊印刷服務(例如訃聞),由於發包給外部廠商印製,會有最低印製量的限制,若最低印製量仍大於實際所需量,多印製的紙張都會造成不必要的浪費,而且若外部廠商印製排程無法配合,將導致交期延誤,因此相關單位積極尋求解決方案。

 解決方案:

 刷卡取件詳實記錄,報表自動產出

震旦印量管理系統與企業現有員工通訊錄資料庫AD整合(使用者認證與管理),員工於第一次使用時,持辦公室門禁卡至事務機端進行自助加卡完成身分認證,之後即可使用門禁卡開啟使用事務機使用功能,同時將個人使用四功功能(影印、傳真、列印、掃描)詳實紀錄,管理者透過系統畫面,輕鬆產出符合自訂格式的報表供財務部門列帳,確實掌握整體輸出成本的同時,減輕管理工作的負擔。

 

 

降低事務設備耗電量,提供列印漫遊取件功能

為避免機器閒置及達到耗電量與碳排放量下降,事務機經節能及環保標章認證,並採用環保植物性原料碳粉,減少環境負擔,另外震旦針對企業內部空間,配置最適宜的事務設備規劃,且設備提供漫遊取件功能,讓使用者自電腦端下列印後,也可至管控中的任一台事務機取件,即使使用者至其他辦公樓層開會,也可由其他樓層事務機列印出所需的文件。

 

大型事務設備取代傳統印刷

針對發票、權狀、憑證及禮儀周邊印刷服務,震旦提供專業印刷室服務導入試用一個月,在企業內部即可透過大型事務設備輸出並完成校稿後,依照契約客戶實際需求量印刷,隨需即印不僅提高交期時效性,也解決以往合板印刷所需最低印製量的問題。

 

具體成效:

►提高管理工作效率95%

►有效實行綠能環保

►隨需即印,省錢又即時

 

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