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成功案例

精品業【印量控管挑戰】

座落於法國巴黎時尚之都,從原本只是一家女妝帽子店,因為不斷創新求變,細緻掌握消費者的心理需求,80餘年來,已成為引領全球時尚的精品指標,據點拓展全球。目前旗下的商品眾多,諸如,珠寶飾品、配件、化妝品,每一樣商品的推陳出新,均足以在時尚圈引發熱烈的討論,其中最具代表性,又以香水和服飾,是創辦人,最早投入設計的領域,更是成功打入時尚圈的主力商品。某精品公司在市場上之所以能夠成功,除了有源源不絕的時尚創意、極簡風格但又不失變化的設計概念外,更重要的是對於商品品質的嚴格把關。

以香水為例,不僅從商品的生產,就充分調動調配師親自去體驗,調配香水的味道,並且對商品成形後的存放環境,也給與百分之百的細緻呵護。此次,震旦集團走訪了台灣某精品的內湖倉庫,大為感到驚訝的是,這裡並非一格一格的倉庫暗房,而是從辦公區到倉儲區一致明亮,自動恆溫空調,舒適的環境,感受到這指標性精品企業對於商品呵護的用心。

前瞻獨具、積極落實-善盡企業安全、環境保護責任

 

對精品用心呵護、創新求變的設計理念,某精品在全球各地的諸多管理措施也秉持一致的理念在落實,致力為員工、顧客,以及合作夥伴做的更好。因此,當台灣高層在一次大陸分公司的參訪行程中,看到他們內部對於文件輸出上的管控,採用一套印量管理系統,去強化公司文件輸出的安全性,以及可以讓管理者定期掌握公司印量,減少列印浪費等效益。回台後,更是積極支持此精品公司同仁積極去評估台灣公司導入印量管理系統的可能。

 

管理挑戰:

文件輸出安全隱憂

負責此次印量管理系統評估的某精品公司 營運經理提到,此次除了獲得高層大力的支持外,評估的主要考量仍在於過去我們公司在文件輸出管理方面,尚未建立很好的機制,去確保文件輸出的隱密性和安全。常常看到事務機的紙盤外,散落許多文件,不乏有不同部門資料,其中更是參雜一些較機密性的資訊,因此,對公司的管理層而言,難免擔心這些機密資訊遭人窺視或外流。特別從個資法上路以來,各公司對於資料的使用、傳遞應更加謹慎,以免造成公司意外損失。

無法定期掌握公司印量狀況

除了在安全性考量外,據經理表示,事務設備在未受控管下,也容易產生過多紙張輸出浪費,就曾觀察到,一般員工自由使用事務機設備情況下,很容易會養成多印、誤印的使用習慣。就公司在愛護地球、綠色環保的社會責任承諾下,這些現象,當然是他們積極且必要去改善的目標。

 

震旦團隊在清楚掌握他們要改善的目標後,就投入人力,積極規劃,深入去了解內部各台事務機佈署狀況以及各月印量。除了與行政部門多次溝通使用需求外,更積極聯絡某精品台灣的資訊部門,掌握他們資訊系統佈署政策以及相關考量。在資訊部門方面,表示他們希望系統導入後,要有一套資料備援的機制,防止突發狀況而導致公司運作無法正常和資料損失。

取得相關部會意見後,震旦集團著手規劃,以兩套MagicShow印量管理系統分別控管不同事務機,並互相做為備援,來達成使用者和資訊部門的期待。

 

解決方案:

MagicShow印量管理系統上,提供以下方案,協助某精品公司做到最佳的印量管控:

►員工卡感應認證,提升取件機密與安全

戰略中心營業支援部 系統工程師 林紹強表示,此次,協助導入的MagicShow印量管理系統,改變了此精品公司員工文件輸出、取件流程。透過每台事務機旁加裝的感應卡機,並結合員工卡,進行身份驗證,才可使用設備取件,如此一來,將會大幅提高公司文件輸出安全,又稱此種方式為機密列印。

行政部 經理也提到,新措施剛開始推動時,內部雖然產生一些阻力,部份同仁反映不習慣使用新的系統,但經由多次溝通、說明新系統可以為他們帶來的效益,以及長遠對公司好處後,

大家也樂於去接受新系統帶來的改變,目前在推行幾個月後,管理部同仁也發現,事務機紙盤的文件明顯減少,對同仁來說,也鮮少有機會看到彼此所列印的機密文件。確實在文件安全上產生正面的助益。

►定期掌握印量數據,有效預防多餘輸出浪費

此外,印量系統可以準確紀錄到各台設備影、列印數據,並且透過統計報表的派送,讓管理者定期獲得更詳實的列印紀錄,包含部門印量、員工個人印量等資訊,方便讓管理單位進行印量稽核等工作,也因公司印量開始做管控,無形中在員工之間,形成一種很好的制約,彼此要進行文件輸出時,都會多思考一下是否是必要的文件輸出,真正降低了紙張輸出浪費,為地球綠色環保盡了心力。

►提升員工卡使用價值,展現企業向心力

此次導入系統的過程中,該公司還意外的發現一項好處,就是透過過卡取件整合,賦予他們員工卡更多的價值,據經理表示,他們剛推行員工配戴員工卡一段時間,但發現部分員工不喜愛配戴的原因是員工卡只提供了辦公室感應進出的功能,可是公司希望員工能將員工卡配戴身上,還有一項更深遠的意義在,塑造員工對於企業品牌的認同,展現向心力。因此,當員工卡跟影、列印等事務整合後,同仁很直接地感受到配戴卡片帶來的便利性,逐漸養成將卡片配戴身上的習慣。

 

具體成效: 

震旦集團從接獲該公司需求到系統導入完成,僅僅花不到四個月的時間,不論在執行面及溝通上的磨合,均是相當順暢,除了在震旦營業同仁的努力、迅速協助解決顧客問題外,獲得該公司的信任,更是此專案成功相當重要的因素。未來,震旦集團也會持續朝“共享智慧辦公新生活”的提供者邁進,深入結合顧客工作流程,善用科技軟體,協助打造他們專屬的智慧辦公環境。

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