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成功案例

金融業【文件管理挑戰】

成立於1946年,為政府指定唯一辦理不動產信用之專業銀行,以『創新、效率』企業化經營方式,運用不動產專業利基,深化業務基磐,積極轉型為全方位服務銀行,朝優質金融機構的願景邁進。

 

管理挑戰:

標案書附件格式不一 ,印出整理後需批次掃描

銀行採購部負責執行對外公開招標案,廠商會將填寫好的標案書及附件電子檔,以E-mail寄送給承辦專員進行投標。專員在審核廠商資料時,因各家廠商提供的採購標案書(PDF檔)及標案書附件(各式Office檔)格式不一 ,需將所有電子檔案列印輸出,依廠商整理成冊後,再重新分批掃描,相當耗時。

 

文件量龐大,掃描歸檔費時

債權管理部專責統整及保存各分行寄來的債權相關紙本文件,須依照個案一張一張分別掃描並歸檔至檔案櫃 ,一旦掃描內容歪斜 ,須再次找出紙本重新掃描,案件及文件量相當龐大,光是掃描就花費承辦人員許多工作時間。

 

稅務文件為紙本或PDF檔,欲修改需重新打字編輯

產權管理部管理銀行所有的產權文件,因產權的變更或稅務申報,與公家機關文件往來頻繁,而公家機關的文件均為紙本或PDF檔,若想將文件的內文修改或調整,必需重新繕打製作,耗費相當高的人力成本。

 

解決方案:

Office檔案整併至PDF,頁面順序自由調整 

利用PaperPort將標案書(PDF檔)透過縮圖預覽模式,將標案書附件檔案(各式Office檔)拖拉至縮圖窗格,即可新增頁面至PDF檔案中,頁面順序編排可自由調整,無須將檔案全數列印輸出再重新掃描,電腦上即可整理出所需的電子檔案,大幅改善以往的工作程序。

 

PDF頁面拆分、影像自動校正

將所有的紙本文件經由自動送稿機掃描至電腦中,再使用PaperPort頁面解散功能,便可將所有頁面拆分,再分別歸檔至資料夾,如果發現掃描的檔案頁面歪斜,透過影像編輯工具中的自動拉直,將影像自動完成校正,無須找出文件紙本再次重新掃描,節省了許多待在事務機前重複作業的時間。

 

轉換Office可編輯格式

將PDF檔以拖拉方式轉換成可編輯的Office檔案,同時PaperPort內建的OCR功能(文字辨識系統)可將PDF(圖像檔)中的文字擷取出來,減少重新逐字繕打的時間,承辦人員只需校正文字及編修內容,即可輕鬆完成所需的文件。

 

具體成效:

►整理合併文件,流程簡化50%

►PDF頁面拆分,節省作業時間75%

►紙本文件轉換可編輯格式,效率提升95%

 

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