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成功案例

房地產產業【印量控管挑戰】

以房地產為起點,整合不動產上、中、下游產業,並朝產業、技術、資訊與客戶四個相關領域跨出多角化經營的腳步,在超過三十年的辛勤耕耘下,到今天已逐漸展開出自立而健全的經營體系。三十餘年來,某企業集團並已將事業版圖延伸至海外,發展區域包括上海、北京、重慶、蘇州及浙江;並自取得世界級加盟品牌-Coldwell Banker大中國品牌代理權後,以CB某房產的品牌在中國地區為消費者提供最好的房屋仲介服務。

善用印量管理新科技,成功改善公司列印浪費為員工創造幸福新價值
管理挑戰:
公司內部存在過多列印輸出浪費

金儀公司 張經理表示,在維護房地產事務機設備時,在出紙盤上常閒置了許多印錯、印後未取的文件,這些非必要的列印輸出,往往會導致公司印量成本的增加,長久累積下來甚是可觀,的確有改善空間。某房仲 總務行政組 專員提到「過去常常有許多員工列印後,卻未去事務機取件的狀況,產生不必要的浪費,此部分是我們急需改善的問題。此外,我們也無從得知每位同仁列印數量,加上使用事務機設備並無多做限制,總部使用者又多達300人,實在難以評估使用的合理性。」

列印文件曝露於外洩與被竊取的風險

房地產總部,現有設備多為各部門員工所共用,從事務機所列印出來的文件,放置在事物機輸出紙盤,並未有一個防範措施可以避免員工閱讀到他人列印的資料,其中更包含個資相關資料、公司營運資料、以及不同部門機密性文件等,無形中也隱藏列印輸出資料外洩和竊取盜印的風險。專員表示,在公司總部,各部門皆有其重要性的文件,特別是個人資料相關的文件,更是不希望其他部門同仁瀏覽,避面造成將這些資料外流。

 

 

無效率的文件輸出與取件流程

在需求訪談過程中,發現每個樓層雖有配置事務機方便同一樓層員工列印輸出,但若遇到同一樓層較多人同時列印時,卻無法使用不同樓層的事務機輸出,造成列印等待時間過長,工作上不便。因此,有必要在重新定義文件輸出的流程,讓員工在列印取件上能更加方便。

缺乏印量統一管理監控機制

觀察房地產導入前的列印狀況,更是缺乏一套對員工列印張數、各樓層的事務機設備統一的管理機制,特別是在每個月的列印張數全靠金儀公司過去所提供的計張帳單進行瞭解,各部門管理者也對於部門內的列印狀況毫無所知,若遇到月會要進行成本支出報告時,還需將原本列印報表,彙整成具有意義的圖表,也增加了不少行政時間。

 

解決方案:

面對某房地產所交付的任務,戰略中心營業支援部 系統分析師認為,某房地產相當適合導入震旦集團的MagicShow印量管理系統,以協助達成印量的透明化、取件安全性和自動化印量報表等效益。因此,充分溝通需求與目標後,震旦集團以MagicShow印量管理系統進行整體辦公解決方案的導入,分別在信義房屋總公司的AF、BF、 CF、DF四層樓一共配置七台彩印事務機,並透過網路傳輸架構連線至MagicShow伺服器統一管控事務設備。

►完善使用者列印紀錄,建立統一印量管理機制

為有效掌握公司內部列印浪費狀況,必須在平時將員工列印行為紀錄下來,進行統計,MagicShow則可以在員工列印每份文件時,於系統中自動產生一個紀錄檔,記錄使用者的ID、列印時間、列印張數、列印事務機設備等資料,如此一來,公司管理單位就可以從系統中掌握各台事務機與員工列印狀況,做好列印成本控管。專員表示,系統本身可以記錄到員工個人的印量,故看到報表後,管理單位就可以針對列量異常的狀況去詢問同仁和了解原因,確實幫公司列印張數做把關。

►員工IC卡過卡列印,降低列印浪費與強化取件安全性

金儀公司 張經理提到:「我們在某房地產的各台事務機設備上加裝感應卡機,透過這些感應卡機來跟MagicShow印量管理系統進行資料溝通,搭配員工IC卡使用,某房地產的同仁即可在下達列印後,到卡機旁過卡認證,待系統確認身份後,同仁就可將自己的列印文件輸出,此方式也方便同仁再次確認要列印輸出的文件,降低印錯、重複列印的風險,減少公司內紙張的浪費。」

導入後六個月期間,觀察某房地產每月印量成本已有獲得顯著改善,平均每月下降多達15%。代表在公司尚未限制各部門印量的情況下,這些下降幅度則是公司平時最難去控管的列印浪費。總務行政組也成功運用IT新技術,善盡對內責任,幫公司省下不少錢。

另外,過卡取件還有一項好處是員工可在下達列印後,透過個人IC卡的認證,獲取自己列印的文件,不用像過去再擔心已列印出來的文件,放在事務機端會被其他人所看到、複製、造成文件機密外洩的風險。當使用者無法親自取件時,還可利用系統中指定取件的功能,讓同事代為取件,為企業各單位做好彈性、個別化的文件輸出安全防護。

►一地列印 ,多處取件

MagicShow像是各台事務機列印的中央控管系統,當員工下達列印後,資料即會傳送到MagicShow Server上,方便員工從不同地點的事務機設備過卡取件。所以當同一設備列印量大時,同仁就可到其他事務機設備輸出文件,減少列印的等待時間。不僅提升同仁的工作效率,也讓各項資料的傳遞變得更加迅速。此外,也有總務行政組 同仁反映,在公司二樓,西側主要是行銷部門,公關部的辦公區,但他們的事務機離他們辦公區較遠的地方,所以同仁們即可利用漫遊列印功能直接到距離較近的東側辦公區事務機直接列印輸出,提升取件方便性。甚至不同樓層同仁要來會議室開會時,也會將會議資料在我們這樓層列印輸出取件,加快開會效率。

專員說:「雖然在導入初期,少數員工反映因結合IC卡列印其取件速度較慢,但經過這幾個月的營運,發現例如漫遊列印、機密取件等好處,使得同仁相對獲得許多好處,改善原本工作流程。普遍來說,此套系統導入後,獲得員工相當良好評價!」

► 印量報表產出自動化

MagicShow除了可記錄同仁列印張數等資訊外,為了可以讓總務部門製作印量統計報表時更加方便,還可依照使用需求,從系統中設定好所需統計的資料欄位,即可以將這些資料彙整成視覺化的Excel報表,派送給各部門管理單位,總務部門則定期掌握各部門列印的狀況,做好公司內部資源的管控。

 

具體成效:

►導入後四個月,每月平均印量下降15%

►降低機密性文件遭員工窺視、複製、竊取風險

►改善文件列印輸出與取件流程,提升工作效率

►降低總務部門報表彙整時間,改善員工生產力

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